Финансовый и управленческий учет в агентстве
Чаще всего фаундеры, которые открывают агентство, являются специалистами в продукте. Если очень повезет, то еще и в продажах/менеджменте. И практически всегда в молодых агентских бизнесах на задний план задвигается компетенция в учете. И это понятно, т.к. мы во всю спешим причинять пользу клиентам. А с учетом разберемся как нибудь потом.
И это “потом” наступает, когда совсем все плохо. Причем, плохо - это даже не про постоянные кассовые разрывы. Это скорее про то, что не понятно на чем агентство зарабатывает и зарабатывает ли вообще. Плохо - это когда фаундер начисляет себе зарплату по остаточному принципу. Вроде бы всем кому должен оплатил, а себе - ну как-нибудь так.
А еще “потом” наступает, когда очень хочется расти. Уже появилась стабильность. Но именно эта стабильность в какой-то момент сводит с ума. А как расти, когда ты не понимаешь драйверы роста. А еще не понимаешь, на какие показатели нужно обращать внимание, чтобы команда не порвалась в процессе роста.
Итак, с чего же начать учет в агентстве?
- Вам понадобится 2 основных отчета - Cash Flow (CF, он же ДДС) и Profit and loss (P&L):
- CF (ДДС) показывает движение денег по счетам (в агентствах это могут быть ООО, ИП и наличные средства фаундеров). В CF деньги учитываются по дате операции. На основе CF вы можете построить прогноз движения денежных средств, учитывать сезонность и другие особенности вашей индустрии. CF поможет вам увидеть сколько денег в какие периоды у вас должно быть на каких счетах.
- В PL денежные средства учитываются по дате начисления. Например - мы оказали услугу клиенту в Январе, а оплатил он нам только в Феврале. И если с расходами все понятно - мы их сразу зафиксируем в Январе, то средства, которые поступят в Феврале, мы также должны отметить, как поступления за Январь. Таким образом данный отчет показываем эффективность нашей работы в конкретном временном периоде.
- Группируйте данные как по направлениям (разработка, поддержка и т.п.), так и по проектам. Это позволит трезво посмотреть на ситуацию и отказаться от клиентов/проектов, которые вам не выгодны. А иногда и от целых направлений.
- Избегайте ситуаций, когда большой % от выручки у вас поступает от 1-2х клиентов. Как говорится, ноу комментс.
- Старайтесь снижать постоянные расходы и следите за ростом переменных. Если переменные расходы растут непропорционально выручке - не ждите, разбирайтесь почему.
- Пройдите путь создания PL и CF самостоятельно. Поддержку их в актуальном состоянии уже можно передать помощникам, но разобраться в данных отчетах все же нужно будет вам самим.